OneNote est plus qu'un programme de prise de notes . C'est l'outil de collaboration idéal pour gestion de projets simples en petites équipes. Et contrairement à Evernot e, OneNote est entièrement gratuit .
Nous vous montrerons comment vous pouvez utiliser OneNote pour la gestion de projet, que ce soit par vous-même ou avec votre équipe, et nous présenterons les fonctionnalités de base et avancées de OneNote en cours de route.
1. Utilisez des blocs-notes, des sections et des pages
Avec OneNote, vous pouvez créez autant de cahiers que vous le souhaitez . Dans chaque bloc-notes, vous pouvez conserver plusieurs sections onglets répertoriés en haut. Et dans chaque section, vous pouvez créer des sous-pages répertoriées sur le côté droit. Cette structure est idéale pour collecte et organisation des informations .
Je recommande de créer des blocs-notes séparés pour tous vos projets. Vous pouvez utiliser des sections pour effectuer le suivi principaux livrables ou phases de chaque projet . Les pages vous permettent de subdiviser davantage chaque section.
Disons que l'un de vos projets est d'organiser un événement et que vous devez trouver un lieu, un traiteur et un groupe. Chacun de ces éléments sont des livrables - c'est-à-dire des sections.
Lorsque vous effectuez vos recherches pour chacun de ces éléments, vous pouvez stocker vos résultats sur une page de la section respective. D'autres pages de la même section peuvent être dédiées aux listes de vos prochaines étapes, coordonnées, détails de réservation, etc.
2. Partager des cahiers
OneNote est multiplateforme . Disponible sur Windows, Mac, Android, iOS, Windows Mobile et sur le Web. Les utilisateurs de Chrome peuvent utiliser OneNote Clipper pour capturer le matériel de n'importe quel site Web.
Vous voulez capturer et partager quoi que ce soit sur l'écran de votre bureau Windows? Utilisez la fonction pratique Windows + Maj + S touche de raccourci pour la fonction de capture d'écran sur OneNote.
Les informations peuvent être facilement partagées et accessibles à partir de presque n'importe quel appareil.
Lorsque vous travaillez en équipe, vous pouvez partager des cahiers et laisser toute l'équipe contribuer. En suivant l'exemple d'événement ci-dessus, plusieurs membres de votre équipe pourraient vous aider à rechercher le lieu, le traiteur et le groupe, tandis que d'autres pourraient utiliserles informations finalisées pour entrer en contact avec les candidats potentiels pour demander des devis, discuter des détails et faire des réservations.
Lorsque vous créez un nouveau bloc-notes, OneNote vous demandera si vous le souhaitez inviter des gens .
Pour partager un carnet existant, allez à Fichier> Partager . Ici vous pouvez Partager avec les gens individuellement ou Obtenir un lien de partage , que ce soit pour afficher ou modifier le carnet de notes, que vous pouvez envoyer à votre équipe.
3. Organiser les données dans des listes et des tableaux
Tout est plus facile à digérer lorsqu'il est présenté de manière structurée. Vous pouvez utiliser des listes pour collecter des idées ou définir les objectifs du projet. Les tableaux peuvent vous aider à suivre les parties prenantes, les ressources ou les calendriers.
Insérer un tableau
Pour créer un tableau, allez à Insérer> Tableau et sélectionnez la taille. Vous pouvez ajouter des lignes et des colonnes supplémentaires plus tard: cliquez avec le bouton droit sur le tableau et accédez à Tableau> Insérer ... Vous trouverez ici plus de fonctionnalités de mise en forme de tableau, telles que le tri, l'ombrage ou le masquage des bordures.
Créer des listes
OneNote prend en charge trois types de listes: à puces, numérotées et listes de contrôle. La mise en forme spécifique des puces et des numéros peut être personnalisée. Les listes de contrôle peuvent être combinées avec des listes à puces ou numérotées.
Pour créer une liste, saisissez certains éléments et mettez-les en surbrillance. Le menu de formatage flottant devrait apparaître. Sinon, cliquez avec le bouton droit sur la liste, puis sélectionnez puces , numérotation ou Marquer comme à faire aka liste de contrôle.
OneNote raccourcis clavier :
- CTRL +1 = listes de contrôle
- CTRL +. = balles
- CTRL + / = nombres
Remarque : Tant que vous le pouvez créer des listes de tâches avec OneNote , c'est un mauvais outil pour suivre les tâches urgentes, sauf si vous lien OneNote avec Outlook .
Comme le montre l'article de Ryan, OneNote offre une intégration transparente avec Microsoft Outlook. Par exemple, vous pouvez créer des éléments "à faire" à partir des minutes de réunion dans OneNote. Lier OneNote à Outlook vous permet d'organiser toutes ces tâches quotidiennes en unendroit.
Les tâches peuvent être collectées dans Outlook à partir de toutes les pages de projet de vos blocs-notes OneNote. Lorsque vous terminez une tâche dans Outlook, la tâche correspondante est marquée comme terminée dans la page OneNote respective.
4. Suivre les e-mails et partager les informations
Le courrier électronique est un outil de communication efficace pour les projets, mais c'est un mauvais moyen de garder une trace des informations ou des fichiers importants. De plus, tout le monde n'a pas besoin d'être CC pendant qu'une conversation menant à une décision est en cours.tout le monde informé?
Pour partager des informations, vous pouvez utiliser Outlook Envoyer à OneNote bouton du ruban ou vous pouvez faire glisser manuellement des e-mails dans un bloc-notes partagé. De cette façon, tout le monde peut suivre la conversation ou trouver des détails si nécessaire.
En plus des e-mails Outlook, vous pouvez partager du contenu à partir d'autres sources. Pour personnaliser la manière dont OneNote gère le contenu entrant, accédez à Fichier> Options> Envoyer vers OneNote . Vous pouvez choisir des paramètres personnalisés pour les éléments Outlook, le contenu Web, l'impression vers OneNote et les coupures d'écran. Le paramètre par défaut est demandez toujours où envoyer .
Vous pouvez même transférer des e-mails ou envoyer le contenu directement à OneNote en utilisant [email protected] à partir d'un compte de messagerie autorisé. Dirigez-vous vers votre Paramètres de messagerie OneNote page pour ajouter et sélectionner des adresses e-mail et choisir la destination par défaut pour le contenu entrant.
5. Configurer un wiki d'équipe
Que vous souhaitiez suivre les contacts de l'équipe, enregistrer vos leçons apprises dans plusieurs projets ou offrir un aperçu de processus spécifiques, OneNote fonctionne incroyablement bien en tant que wiki partagé et édité en collaboration. Une fonctionnalité dont vous aurez besoin pour que cela fonctionne, est un lien vers des blocs-notes, des sections, des pages et des paragraphes.
Faites un clic droit sur un bloc-notes, une section, une page ou une zone sur une page et sélectionnez Copier le lien vers ... Maintenant, collez le lien n'importe où dans votre bloc-notes. Vous pouvez également mettre en surbrillance et cliquer avec le bouton droit sur un élément, sélectionnez Lien ... , choisissez le bloc-notes, la section ou la page vers laquelle vous souhaitez créer un lien, puis cliquez sur OK pour l'ajouter.
Un moyen rapide de créer un lien vers une page consiste à taper [[nom de la page]]. Si la page n'existe pas, elle sera créée instantanément.
6. Rendre les réunions plus productives
Il est impossible de travailler avec une équipe et de ne pas tenir de réunions. Pour tirer le meilleur parti de vos réunions, préparez un ordre du jour et rédigez un compte rendu. Cela vous aidera à utiliser au mieux le temps de la réunion et à garder une trace de tout ce qui a été ditet décidé.
Les avantages de conserver les notes de réunion dans OneNote sont multiples:
- Vous pouvez importer les détails de la réunion depuis Outlook via Accueil> Détails de la réunion .
- Vous pouvez prendre des notes ou enregistrer de l'audio à partir de plusieurs appareils.
- Vous pouvez même notes manuscrites sur votre tablette et convertissez-les en texte en utilisant OCR de OneNote .
- Lorsque vous travaillez à partir d'un cahier de projet partagé , tout le monde a accès automatiquement; sinon, c'est facile à partager.
- Enfin, vous n'avez pas à créer votre agenda ou vos notes à chaque fois car OneNote prend en charge les modèles .
7. Utiliser des modèles de projet
Pour les projets itératifs avec des processus récurrents, il peut être très utile de disposer de modèles éprouvés et fiables à partir desquels travailler. Lorsque vous rendez des éléments tels que des listes de contrôle ou des horaires de travail disponibles comme modèle, votre équipe gagnera du temps. Il est moins probable qu'unl'élément sera oublié et la cohérence au sein de votre équipe augmentera.
OneNote est livré avec une sélection de modèles prédéfinis, dont plusieurs différents pour les notes de réunion.
Retrouvez-les sous Insertion> Modèles de page ...> Entreprise . Chaque fois que vous planifiez une réunion, utilisez l'un de ces modèles pour créer l'ordre du jour et y baser vos notes de réunion.
Pour créer un modèle personnalisé, préparez votre mise en page préférée dans OneNote, puis accédez à Insertion> Modèles de page ... et cliquez Enregistrer la page actuelle comme modèle tout en bas.
OneNote vous demandera d'ajouter un nom du modèle et si vous le souhaitez, vous pouvez le définir comme modèle par défaut pour les nouvelles pages de la section actuelle .
La prochaine fois que vous aurez besoin de votre modèle, récupérez-le dans la liste ci-dessous Insertion> Modèles de page ...> Mes modèles .
Rejoignez-vous l'équipe OneNote?
OneNote ne pourra pas remplacer logiciel de gestion de projet professionnel comme Microsoft Project. Cependant, il peut être un outil puissant pour projets simples et petites équipes . Et c'est gratuit.
Asana est l'un des meilleurs outils de productivité que vous pouvez utiliser gratuitement. Voici comment vous pouvez suivre un projet à l'aide d'Asana.
Et si vous cherchez un application de gestion de projet spécifique à Mac , consultez ces options.
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