Que vous travailliez au sein d'une grande équipe ou que vous essayiez simplement de gérer une multitude de tâches par vous-même, il est facile pour de nombreux petits travaux de se transformer en une tâche inattaquable. Si cela vous semble familier, essayez d'introduire la technique Kanban dans votreworkflow pour ajouter de l'ordre.
En décomposant les tâches étape par étape et en les présentant visuellement, Kanban vous aide à comprendre votre processus et à voir où il y a place à amélioration. Malgré ses racines dans la fabrication automobile, les concepts de base de cette stratégie fonctionnent avec un large éventaild'environnements.
Il est relativement facile à mettre en place et pourrait avoir un effet positif sur votre vie professionnelle au quotidien. Voici les bases de la technique Kanban, y compris comment configurer votre emploi du temps et commencer à mettre en œuvre Kanban.
Qu'est-ce que la technique Kanban?
Kanban signboard signboard en japonais est une technique de gestion de projet japonaise établie dans les années 1940 par Taiichi Ohno. C'était un ingénieur industriel qui tentait de rationaliser le flux de travail quotidien du géant automobile japonais Toyota.
En examinant le processus de réflexion derrière le réapprovisionnement des rayons dans les supermarchés, Ohno a développé une méthode d'utilisation d'un processus linéaire avec des limites clairement définies pour contrôler l'effet des goulots d'étranglement de productivité. Il est maintenant lié à des méthodes telles que la gestion allégée et le juste-à-tempsfabrication, mais fonctionne également dans de nombreux autres environnements et industries.
La configuration de base d'une planification Kanban divise le processus donné en ses étapes. Les tâches individuelles - généralement représentées par des cartes numériques ou des pense-bêtes - se déplacent de gauche à droite dans un ensemble de colonnes. Ces colonnes sont étiquetées avecle nom de chaque étape et un numéro.
Ce nombre, déterminé par le planificateur, représente la quantité de tâches que l'équipe ou l'individu responsable de cette étape de la production peut gérer à un moment donné.
Les tâches de chaque colonne sont divisées en deux groupes: en cours ou complet . Lorsqu'une tâche est terminée, elle passe dans la colonne suivante pour la représenter en passant à l'étape suivante de la production --- mais uniquement si la capacité est suffisante pour le faire.
Un tableau Kanban public donne à toute votre équipe une vue d'ensemble du projet du début à la fin. C'est beaucoup plus transparent que d'avoir la conscience de chacun du flux de travail ramenée à son propre stade de production.
Du point de vue de la direction, cela peut aider à affecter le personnel là où il en a le plus besoin. Cependant, cela aide également les individus à déterminer où d'autres ont besoin d'aide de manière plus informelle et continue.
Configuration d'un planificateur Kanban à l'aide de Trello
Si vous ne faites que commencer avec Kanban, en particulier si vous le présentez à un groupe qui ne connaît pas le concept, vous devez utiliser des outils simples et accessibles. Bien qu'il présente quelques limites qui pourraient décourager les puristes de Kanban, le polyvalent Trello est un excellent outil pour essayer Kanban.
Pour commencer, vous devrez créer un compte. Une fois que cela est fait, vous pouvez créer un tableau et commencer à former vos listes. Chaque liste représente une colonne de votre flux de travail Kanban, alors nommez chacune après une étape de votreprocessus.
Pour cet exemple, nous utiliserons les étapes de création et de publication d'un article, mais vous pouvez utiliser les étapes pour tout projet sur lequel vous travaillez. L'une des forces de Kanban est qu'il ne vous oblige pas àchanger radicalement votre flux de travail, alors commencez par ce que vous faites maintenant et souciez-vous d'optimiser plus tard si nécessaire.
Il vaut mieux garder les choses simples au début, donc avoir À faire> En cours> Terminé pour vos colonnes fonctionne bien.
L'un des éléments clés de Kanban est de limiter le nombre d'éléments actifs dans chaque colonne. Vous pouvez le représenter par un nombre entre parenthèses dans chaque titre de liste. N'hésitez pas à utiliser des espaces réservés pour commencer et à les modifier au fur et à mesure que vous en avez une idée.pour votre processus.
Il est probable que vous ne saurez pas tout ce qui peut s'écouler à chaque étape du projet à tout moment tant que vous n'aurez pas travaillé avec Kanban pendant un petit moment. Cela est particulièrement vrai si vous utilisez la stratégie dans le cadre d'unSi vous n'êtes pas sûr, une limite plus petite comme trois ou cinq est un bon début.
Utilisation de cartes dans Trello
Une fois que vous avez vos listes en place, il est temps de créer des cartes. Celles-ci représentent des tâches individuelles, que vous déplacez ensuite de gauche à droite d'une liste à une autre, le cas échéant. Il est essentiel que toute personne utilisant le tableau garde ces cartes organisées.Tout le monde doit respecter les limites de chaque étape du processus, ce qui est essentiel pour Kanban.
Faites attention lorsque vous décidez de la taille des tâches représentées par les cartes. Dans notre exemple, les articles individuels conviennent parfaitement. Mais cela peut être différent pour votre flux de travail. Une tâche ne doit pas être si mineure qu'elle bouge tout le temps, maisil ne doit pas non plus être trop volumineux. Vous pouvez le modifier au fur et à mesure.
Pour que le système fonctionne comme prévu, vous devez disposer d'une méthode permettant de distinguer les tâches d'une étape particulière qui sont déjà terminées. Sur Trello, les étiquettes sont le moyen le plus simple de suivre cela.
Vous pouvez utiliser une étiquette verte pour indiquer qu'une tâche est prête pour l'étape suivante et une étiquette jaune pour signaler qu'elle est toujours en cours. Assurez-vous qu'une carte donnée n'a qu'une étiquette à la fois pour éviter toute confusion.
Ci-dessous, vous pouvez voir un exemple de tableau Kanban Trello en action. Notez que même si c'est fait, la tâche dans le écriture la colonne n'a pas encore bougé, car il n'y a plus de capacité au niveau du édition étape.
Lorsque l'une des tâches jaunes en édition est terminé et ré-étiqueté en conséquence, cette tâche passera à l'étape suivante. Cela permet de «tirer» une nouvelle tâche de la colonne à sa gauche. Une fois qu'une carte atteint la phase finale, comme Terminé , vous pouvez l'archiver ou le déplacer vers un autre tableau si vous le souhaitez.
voir nos conseils intermédiaires pour Trello pour découvrir comment tirer le meilleur parti du service.
Trello cache de nombreux conseils de productivité pratiques derrière ses cartes Kanban. Explorons-en quelques-uns et voyons comment ils vous sont utiles.
Utilisation de Kanban en équipe
La mise en œuvre originale de Kanban était destinée à aider les groupes à travailler comme une unité cohérente. Même si cela semble cliché, la communication et le travail d'équipe sont donc des facettes importantes pour faire de Kanban un succès sur votre lieu de travail.
La plupart des moyens numériques d'exécuter un flux de travail Kanban, y compris Trello, disposent d'outils pour garder tout le monde sur la même page.
Définir un bref Description si vous souhaitez fournir plus d'informations que le titre ne peut en contenir. Utilisez le bouton Membres outil sur une carte pour l'attribuer à la personne responsable. Ajouter a Liste de contrôle pour les cartes comportant plusieurs étapes. Et si le timing devient un problème, le date d'échéance la fonction est pratique.
Un autre élément clé des outils Kanban numériques est de laisser des commentaires ou des messages pour les autres utilisateurs. Il est important que toutes les personnes impliquées dans le processus tirent pleinement parti des outils de communication proposés par ces plates-formes, en particulier avec une équipe distante. Laisser des commentaires concis et clairs pour conseiller les autressur votre progression dans les tâches aide tout le monde à suivre ce qui se passe.
Bien sûr, la surutilisation des commentaires peut entraîner une mer de bruit blanc. Essayez de limiter vos commentaires à des informations cruciales uniquement.
Le nœud du système Kanban est qu'il donne à quiconque regarde le calendrier une idée immédiate de l'endroit où se forme un goulot d'étranglement. En conséquence, il est avantageux d'avoir des collègues qui sont à l'aise dans plusieurs rôles; si une étape du processus estralentir la production, réaffectez une partie de votre équipe pour aider.
Utilisation de Kanban en tant qu'individu
Si vous avez du mal à garder vos propres tâches en mouvement, Kanban présente également de nombreux avantages pour une utilisation en solo. Il fournit toujours le même aperçu de votre processus actuel, tout en vous aidant à identifier et à corriger les principaux goulots d'étranglement.dans votre flux de travail. Au lieu de regrouper les ressources, vous pouvez plutôt regarder quelles étapes de votre travail ont tendance à ralentir le processus global.
Bien que les outils Kanban physiques ne fonctionnent souvent pas pour les groupes à moins qu'ils ne soient tous au même endroit, vous n'avez pas ce souci lorsque vous travaillez seul. Si vous préférez travailler avec un horaire physique, vous pouvez utiliser les mêmes principescomme ci-dessus avec des épingles sur un panneau de liège ou similaire.
Plus d'outils pour utiliser Kanban
Trello est un bon moyen de mettre en place et d'exécuter un processus Kanban de base, mais vous voudrez peut-être vous lancer dans un outil plus ciblé une fois que vous êtes entré dans un rythme.
Planview LeanKit est l'une de ces solutions. Elle est beaucoup plus robuste, mais n'est pas bon marché à 19 $ / utilisateur et par mois. Cependant, elle offre un essai gratuit de 30 jours afin que vous puissiez l'essayer pour votre équipe.
Kanbanery offre une interface utilisateur intelligente avec peu de choses à distraire de votre travail. Il existe un plan gratuit pour l'essayer, tandis que les plans payants sont plus abordables que LeanKit. Pendant ce temps, KanbanFlow offre des outils mobiles complets et une intégration puissante de Pomodoro pour améliorer un produit de base solide.
Si vous aimez l'idée de Trello, Taskade adopte une approche similaire. Enfin, jetez un œil à Zenkit . C'est un outil de gestion de projet en ligne qui contient une tonne de fonctionnalités.
Pour plus d'options, nous avons examiné applications qui combinent une expérience de type Trello avec d'autres fonctionnalités .
Rationalisez votre travail avec Kanban
Nous avons jeté un coup d'œil à la méthode de productivité japonaise connue sous le nom de Kanban. Bien qu'il y ait d'autres petits détails et principes à découvrir, les éléments essentiels discutés ici vous aideront à démarrer avec le flux de travail et à voir s'il convient à vos routines.
Au fur et à mesure que les cartes se déplacent dans les colonnes, gardez un œil sur l'emplacement de la congestion et travaillez à la réduire. Ajoutez ou supprimez des colonnes si nécessaire. D'ici peu, vous aurez une configuration solide, que vous travailliez seul ou en grande équipe.
Pour plus de conseils Kanban, voici comment utiliser Kanban pour gérer GTD .
Si vous travaillez avec une équipe distante, vous devriez le savoir les meilleurs outils de collaboration en ligne gratuits .
