Les outils que nous utilisons généralement pour gérer des projets personnels présentent un inconvénient majeur. listes de tâches et leurs variations comme tableaux Kanban sont bons à suivre quoi devrait être fait et peut-être qui devrait le faire. Mais ils ne sont pas aussi bons pour planifier le quand . C'est le domaine des outils orientés métier, comme l'approche de gestion de projet Waterfall.
Certaines applications de liste de tâches se tiennent tête et épaules au-dessus des autres. Mais comment se comparent-elles et laquelle est la meilleure pour vous? Nous vous aiderons à le découvrir.
L'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises utilisent un ensemble d'outils et de processus pour gérer leurs projets est la rentabilité. Une fois que la direction décide qu'un projet particulier ajoutera de la valeur à l'entreprise, il y a un coût pour chaque heure pendant laquelle le projet n'est pas terminé.En tant qu'individus, cependant, il est très facile de laisser tomber les projets personnels. Nous sommes malades, ou trop fatigués, ou le travail est trop chargé, ou il y a trop de vidéos de chats sur Internet. Une partie de la discipline de la gestion de projet n'est pas seulementpour conduire les projets à terme, mais aussi pour les mettre en place dans un premier temps pour qu'ils se terminent en un acceptable délai.
Dans cet article, nous verrons comment vous pouvez utiliser les outils commerciaux pour rester sur la bonne voie et mener à bien vos projets.
Principes de gestion de projet en cascade
Il y a quelques aspects importants de la gestion de projet que vous devrez apprendre:
Structures de répartition du travail
Étant donné un objectif final souhaité, la première étape de la plupart des projets consiste à diviser cet objectif en tâches réalisables. Par exemple, si vous le souhaitez lancer un blog WordPress votre haut niveau peut inclure la rédaction de contenu, la conception d'un logo et l'installation / déploiement de Wordpress sur votre serveur. Création d'un structure de répartition du travail WBS implique de les diviser et de les subdiviser jusqu'à ce qu'il vous reste tâches qui sont faciles à regarder, à comprendre et à exécuter.
Le WBS réel pour ce projet simple pourrait ressembler à ceci:
- Créer du contenu
- Remue-méninges sur quelques idées d'articles
- Rédiger le contenu des articles tâches séparées pour les articles 1 à 6
- Modifier / vérifier tous les messages
- Créatif
- Conception visuelle choisissez une palette de couleurs, etc.
- Contacter les artistes du logo
- Sélectionnez le concepteur
- Brouillon de logo
- Installation et déploiement
- Installer Wordpress
- Installer / configurer le thème et les plugins
- Télécharger le logo
- Créer des articles
- Modifier les paramètres DNS
Plus les tâches sont petites, mieux c'est. Par exemple, les éléments "Rédiger le contenu pour les articles" peuvent être divisés un par article. Les réduire vous permet non seulement de voir les progrès plus tôt. Cela offre également une flexibilité pour les mélanger.pour atteindre une date cible. Vous devez également avoir une idée de ce qui doit être complété avant que quelque chose d'autre puisse commencer , dit prédécesseurs ou dépendances .
Par exemple, votre designer ne peut pas produire le brouillon de votre logo avant après vous l'avez sélectionnée. Le contour de votre projet ressemble maintenant à ceci:
- Créer du contenu
- Remue-méninges sur quelques idées d'articles
- Rédiger le contenu des articles 1 à 3 selon 1a
- Modifier / vérifier tous les messages selon 1b
- Créatif
- conception visuelle
- Contacter les artistes du logo selon 2a
- Sélectionnez le concepteur dépend de 2b
- Brouillon de logo selon 2c
- Installation et déploiement
- Installer Wordpress
- Installer / configurer le thème et les plugins en fonction de 3a
- Créer des articles en fonction de 1d et 2a
- Télécharger le logo selon 2e et 3b
- Modifier les paramètres DNS en fonction de 1, 2, 3b, 3c et 3d
Gestion des ressources
Maintenant que vous savez ce qui doit être fait, vous devez déterminer qui le fera et quand. Pour attribuer une tâche à quelqu'un, vous devez d'abord vous assurer qu'il peut le faire du tout par exemple, neattribuer 3,5 à votre graphiste. Mais vous devez également savoir dans quelle mesure ils sont disponibles en général, ainsi que quand. Cela s'appelle gestion des ressources . Cela commence par comprendre combien d'heures par jour une personne est disponible, puis par le suivi de cette disponibilité par rapport au travail que vous attribuez.
Par exemple, vous pouvez avoir un emploi de jour. De 9 h à 17 h, vous êtes probablement disponible huit heures par jour. Mais pour vos projets personnels, vous pouvez bloquer une heure ou deux la nuit. Cela signifie que vous avez une semaine capacité sur: 2 * 5 = 10 heures par semaine continuez, enlevez le week-end… vous le méritez. Cela signifie qu'une tâche donnée qu'une personne qui y travaille à plein temps pourrait accomplir en une journée vous prendraquatre jours ouvrables. Calculer les choses en fonction de la capacité vous dira combien de temps dureront vos projets vraiment prendre.
Planification et planification optimisée
Nous appelons cela "Planification optimisée", car la création de l'OTP est en fait également de la planification. Mais vous découvrirez peut-être que vous élaborerez le plan initial du "meilleur scénario". Il y en aura un et un seultâche en cours à un moment donné facile à gérer, et elles tombent toutes parfaitement les unes après les autres. Mais c'est rarement ainsi que les projets fonctionnent dans la pratique. Au cours de cette phase, vous ajusterez la structure et les affectations du projet en fonction de:
- Contraintes dures sur des tâches particulières ie it impossible commencer avant une date particulière
- Tâches qui peuvent se dérouler en parallèle une personne fait A, une autre fait B
- Tâches sur lesquelles deux personnes peuvent travailler à la fois deux personnes travaillent toutes les deux sur A
Ce que vous constaterez probablement, c'est que certaines parties du projet prennent de la durée et que vous chercherez des moyens d'en raccourcir d'autres. Maintenant que vous avez une idée de ce que vous devriez mettre dans votre plan de projet, prenons unregardez comment le faire réellement.
Gestion de projets personnels en cascade avec ProjectLibre
Avant l'étape par étape, un petit mot pour défendre les outils de gestion de projet. J'ai entendu à plusieurs reprises quelque chose comme ce qui suit, en suggérant ou en chargeant quelqu'un d'apprendre l'une de ces applications:
- "J'ai juste besoin d'une liste."
- "Les diagrammes de Gantt prennent trop de temps."
- "MS Project? Je suis absent!"
Il y a une raison pour laquelle les diagrammes de Gantt qui existent depuis plus d'un siècle sont encore utilisés aujourd'hui - et pourquoi ils sont si populaires dans la gestion de projet Waterfall. Ils sont la meilleure vue unique pour visualiser votre chronologie, son statutet les affectations de tâches individuelles, en particulier si vous utilisez la gestion de projet Waterfall.
Les calendriers ne vous donnent pas une vue unique de votre projet. Les listes de tâches linéaires prennent rarement en compte les dépendances, et aucun autre outil ne permet de mettre à jour automatiquement les dates de début et de fin comme les applications basées sur Gantt.
Ce que beaucoup de gens se trompent à propos de ces applications, c'est la façon dont ils les utilisent. Mais nous allons vous montrer comment faire les choses de manière simple. Nous allons les utiliser ProjectLibre pour notre projet d'exemple de modèle Waterfall, bien que les étapes devraient fonctionner presque de la même manière dans tout ce qui fournit un diagramme de Gantt interactif fichiers de bureau, mobiles, Web, même Excel.
L'installation de ProjectLibre est aussi simple que de télécharger la dernière version 1.7 au moment de la rédaction et d'exécuter le programme d'installation EXE Windows, de faire glisser le DMG dans votre dossier Applications Mac ou d'installer le package RPM ou DEB via votreméthode Linux.
Une fois que vous êtes installé, lancez ProjectLibre et sélectionnez le Créer un projet option. Cela vous donnera une boîte de dialogue pour entrer des informations préliminaires comme le nom et une date de début.
Étape 1: Créez votre WBS
La première étape consiste à créer votre WBS. Commencez à noter toutes les tâches que vous connaissez n'importe où: message électronique, fichier texte brut, document de traitement de texte, OneNote. Tout ce que vous êtes à l'aise pendant le brainstorming est très bien. Maintenant, ouvrez ProjectLibreà la Gantt affichez et collez le texte dans les cellules de gauche qui ressemblent à une feuille de calcul.
La première erreur de beaucoup de gens est d'utiliser ces applications en pointer-cliquer. Ne le faites pas. Traitez le côté gauche de l'écran exactement comme des feuilles de calcul et utiliser les raccourcis clavier : boutons fléchés pour se déplacer, F2 pour éditer, et Entrée pour s'engager.
Les seules choses supplémentaires que vous devez savoir sont les frappes pour indenter Ctrl +. Point pour ProjectLibre, bien que ce soit onglet dans MS Project et outdent Ctrl +, virgule dans ProjectLibre, Maj + Tab dans le projet tâches.Cette partie fonctionne exactement comme un plan dans Word.Il vous permet de créer rapidement les différentes phases et tâches qui sont des entrées de bas niveau dans votre plan.
Ensuite, mettez votre Prédécesseurs c'est-à-dire que A doit finir avant que B puisse commencer. Ici encore, utilisez touches fléchées et Entrée / Tabulation pour une saisie rapide. Enfin, ajoutez Travail ou le temps que vous pensez que chaque élément prendra.
Vous remarquerez que deux choses se produisent lorsque vous commencez à ajuster la WBS. Premièrement, les lignes qui deviennent des éléments "parents" sont converties en phases, ce qui signifie qu'elles se terminent lorsque toutes leurs tâches enfants sont terminées. Deuxièmement, lorsque vous ajoutez des prédécesseurs, vous 'Vous remarquerez que les dates de début et de fin sont automatiquement ajustées. Bien que cela puisse encore sembler une grande entreprise, regardez ce qui suit pour voir à quel point cela peut être rapide et facile. Le temps de création de ce plan était un peu plus de trois minutes.seule la partie non illustrée ci-dessous tapait dans les tâches précédentes.
Étape 2: Enregistrer les ressources et attribuer des tâches
Bien que vous ayez entré Travail pour chaque tâche, vous remarquerez leur Durées tous affichent quelque chose comme ".25 jours?", Y compris le point d'interrogation.
Cela est dû au fait que l'application suppose que chacun sera exécuté dans un délai de huit heures. Mais cela peut être affecté par d'autres facteurs, notamment la capacité des ressources. Votre capacité.
Pour ce projet, je suppose que je serai disponible quelques heures par jour. Sur la base d'une journée de huit heures, cela équivaut à 25% de capacité si j'étais disponible à plein temps, ce serait 100%. Lorsque j'entrerai mon nom comme ressource pour chaque tâche, j'ajouterai "[25%]" après, ce qui correspond à la notation de ProjectLibre pour la capacité. Regardez dans le court screencast ci-dessous ce qu'il advient de la colonne "Durée" commeJe m'attribue ces tâches. Compte tenu de ma capacité, ProjectLibre a multiplié par quatre la durée de chaque tâche.
Maintenant, je peux voir que bien que le projet ne dure qu'un peu plus de 80 heures, il prendra en fait environ cinq semaines.
C'est l'un des avantages de la méthodologie Waterfall: elle vous montre des délais plus réalistes.
Mais ne vous inquiétez pas! Il y a quelques ajustements que nous pouvons faire pour rappeler cette date.
Étape 3: Ajuster la chronologie pour une vue réaliste
Une fois que toutes vos ressources sont entrées, vous avez la possibilité de prendre du recul et d'examiner votre plan. Par exemple, vous pouvez voir que le Conception visuelle et Brouillon de logo les tâches ne me sont pas assignées. C'est parce que je suis un artiste terrible, et si j'essayais de le faire moi-même, cela ne se passerait pas bien. Mais cela signifie aussi que certains talentueux l'artiste travaillera sur ces tâches, je peux travailler sur autre chose en attendant.
Nous définirions la version initiale de notre plan de manière strictement linéaire: chaque tâche a été lancée lorsque celle qui l'a précédée s'est terminée, et de même avec les phases. Mais ajustons les prédécesseurs de sorte que les phases ne soient pas dépendantes, et supprimons leceux pour les tâches que je ne ferai pas. Notez comment cela déplace les parties de la chronologie.
Nous avons maintenant réduit le projet d'environ une semaine. Étant donné que je fais la majeure partie du travail, ce n'est pas trop compliqué. Nous pourrions probablement faire mieux encore en déplaçant d'abord la section Création et en travaillant sur le contenupendant que ce logo est en production.
Utilisez la méthodologie de la cascade pour planifier de manière réaliste
Avec vos propres projets, c'est trop facile sortez un calendrier , choisissez quelques dates et continuez votre joyeux chemin.
Utilisation d'outils légers comme OneNote comment utiliser OneNote pour la gestion de projet ou Trello comment utiliser Trello pour la gestion de projet vous rapproche un peu plus de la marque, car ils expliquent au moins qui fait quoi.
Mais faire cet exercice dans quelque chose comme ProjectLibre vous oblige à réfléchir au temps que vous avez réellement à y consacrer, aux goulots d'étranglement et aux endroits où vous pourriez avoir besoin d'aide.pour vous assurer que vous progressez. Même si vous pensez qu'un outil comme ProjectLibre était exagéré, nous espérons que nous avons montré à quel point cela peut être facile.
Habituellement, vous vous contentez de le lancer lorsqu'il s'agit de vos projets familiers? Ou utilisez-vous un système comme la gestion de projet Waterfall? Dites-nous comment vous vous «auto-gérez» ci-dessous dans les commentaires!
